PANDUAN ADMINISTRATOR
Cara Memberi Akses dan Mengubah
Role User
Zoho Mail Admin Console – Domain mattroy.id
|
Keterangan
|
Isi
|
|
Dokumen
|
Panduan Admin
|
|
Ditujukan untuk
|
Administrator Zoho Mail
|
|
Platform
|
Zoho Mail (Admin Console)
|
|
Domain
|
mattroy.id
|
Panduan Administrator – Role User | Halaman 1
1. Pendahuluan
Role
adalah
tingkat
hak
akses
seorang
user
di
Zoho
Mail.
Dengan
mengatur
role,
administrator menentukan siapa yang hanya memakai email dan siapa yang boleh mengelola
organisasi, misalnya menambah user atau mengatur grup.
Panduan
ini
menjelaskan
role
yang
tersedia
di
Zoho
Mail
serta
cara
memberi
akses
administrator atau mengembalikannya menjadi user biasa.
|
Penting – Siapa yang Boleh Mengubah Role?
Hanya Super Administrator yang
dapat mengubah
role user lain.
Administrator biasa
tidak
dapat mengubah role anggota lain.
Pastikan Anda login memakai akun Super Administrator (biasanya akun yang pertama kali
mendaftarkan domain).
|
1.1 Prasyarat
1.2 Ringkasan Langkah
|
No
|
Langkah
|
Keterangan singkat
|
|
1
|
Masuk (Sign in)
|
Login ke Zoho Mail memakai akun Super Admin
|
|
2
|
Buka menu Users
|
Lihat daftar user di Admin Console
|
|
3
|
Pilih user
|
Klik nama user yang akan diubah rolenya
|
|
4
|
Klik ikon Edit
|
Pada kolom Role di halaman detail user
|
|
5
|
Pilih role baru
|
Pilih role dari daftar yang tersedia
|
|
6
|
Simpan
|
Klik tombol Update
|
|
7
|
Verifikasi
|
Pastikan kolom Role menampilkan role baru
|
Panduan Administrator – Role User | Halaman 2
2. Penjelasan Role di Zoho Mail
Zoho Mail memiliki tiga jenis role utama. Pada tampilan Admin Console, role administrator
biasa tertulis sebagai “Administrator”.
|
Role
|
Siapa yang memegang
|
Kemampuan utama
|
|
Super Administrator
|
Hanya satu orang per
organisasi. Secara bawaan
adalah pengguna yang
mendaftarkan dan mengatur
domain.
|
Akses tertinggi. Dapat mengelola
seluruh organisasi, mengubah role user
menjadi admin dan sebaliknya,
menjadikan administrator sebagai Super
Administrator, serta mengubah nama
dan logo organisasi.
|
|
Administrator
|
User yang perlu membantu
mengelola organisasi.
|
Mengelola user di Admin Console
(misalnya menambah user, mengatur
pengaturan user, dan mengelola grup)
sesuai hak yang diberikan. Tidak dapat
mengubah role user lain.
|
|
Custom
Administrator
|
User dengan tugas khusus,
misalnya hanya mengurus
user atau grup.
|
Akses admin dibatasi pada bagian
tertentu saja, misalnya User
Management Admin atau Group
Management Admin. Tersedia pada
paket berbayar.
|
|
User (Member)
|
Karyawan atau pengguna
akhir.
|
Hanya memakai email dan layanan
Zoho Mail. Tidak memiliki akses
administrasi.
|
2.1 Perbandingan Singkat
|
Kemampuan
|
Super
Admin
|
Administrator
|
Custom
Admin
|
User
|
|
Menggunakan email sehari-
hari
|
Ya
|
Ya
|
Ya
|
Ya
|
|
Mengakses Admin Console
|
Ya, penuh
|
Ya
|
Sebagian
|
Tidak
|
|
Mengelola user (tambah,
hapus, atur)
|
Ya
|
Ya
|
Sesuai role
|
Tidak
|
|
Mengubah role user lain
|
Ya
|
Tidak
|
Tidak
|
Tidak
|
|
Menunjuk Super
Administrator baru
|
Ya
|
Tidak
|
Tidak
|
Tidak
|
|
Mengubah nama dan logo
organisasi
|
Ya
|
Tidak
|
Tidak
|
Tidak
|
|
Catatan
Rincian hak setiap role dapat berubah mengikuti pembaruan Zoho dan jenis paket langganan.
Untuk daftar lengkap, buka menu Security & Compliance > Roles and Privileges di Admin
Console.
|
Panduan Administrator – Role User | Halaman 3
3. Langkah-Langkah Mengubah Role User
Langkah
berikut
dipakai
untuk
mengubah
user
biasa
menjadi
Administrator,
atau
Administrator kembali menjadi user biasa.
Langkah 1 – Masuk (Sign in) ke Zoho
-
1.
Buka halaman login Zoho melalui browser.
-
2.
Pada
kolom
Email
address
or
mobile
number
,
ketik
alamat
email
akun
Super
Administrator Anda.
-
3.
Klik
tombol
Next
,
lalu
masukkan
password
dan
selesaikan
verifikasi
jika
diminta
(misalnya OTP / OneAuth).
Gambar 1. Halaman Sign in Zoho (kolom email dan tombol Next ditandai kotak merah)
Panduan Administrator – Role User | Halaman 4
Langkah 2 – Buka Menu Users
-
1.
Setelah berhasil masuk, buka
Admin Console
Zoho Mail.
-
2.
Pada menu di sisi kiri, klik
Users
.
-
3.
Halaman
“Zoho
Mail
Users”
menampilkan
daftar
semua
user.
Bila
daftar
panjang,
gunakan kolom
Search
di bagian atas untuk mencari user.
Langkah 3 – Pilih User
-
1.
Cari user yang akan diubah rolenya pada daftar (contoh pada gambar: Heppy).
-
2.
Klik
nama user
tersebut untuk membuka halaman detailnya.
Gambar 2. Daftar user (menu Users, kolom Search, dan contoh nama user yang diklik ditandai kotak
merah)
Panduan Administrator – Role User | Halaman 5
Halaman detail user akan terbuka. Pastikan nama dan alamat email di bagian atas menu kiri
adalah user yang benar.
Langkah 4 – Klik Ikon Edit pada Kolom Role
-
1.
Pastikan menu
Personal Information
sedang terbuka (menu paling atas di sisi kiri).
-
2.
Di panel di bawah foto user, cari kolom
Role
. Role saat ini tertulis di sana (pada contoh:
Administrator).
-
3.
Klik
ikon pensil (Edit)
di sebelah kanan tulisan role tersebut.
Gambar 3. Halaman detail user (nama user, menu Personal Information, dan kolom Role dengan ikon
Edit ditandai kotak merah)
Informasi
lain
di
panel
yang
sama,
seperti
Status,
Mail
Service,
Calendar
Service,
dan
Contacts Service, tidak berubah ketika role diganti.
Langkah 5 – Pilih Role Baru
-
1.
Setelah ikon Edit diklik, akan tampil daftar role yang dapat diberikan kepada user.
-
2.
Pilih salah satu role sesuai kebutuhan:
|
Tujuan
|
Pilih role
|
|
Memberi akses admin kepada user biasa
|
Administrator
|
|
Mengembalikan admin menjadi user biasa
|
User (Member)
|
|
Catatan
Role Super Administrator tidak dapat dipilih dari sini. Untuk memindahkannya, ikuti bagian 5
(Mengganti Super Administrator).
|
Panduan Administrator – Role User | Halaman 6
Langkah 6 – Simpan Perubahan
-
1.
Periksa kembali user dan role yang dipilih.
-
2.
Klik tombol
Update
untuk menyimpan.
-
3.
Tunggu hingga muncul pemberitahuan bahwa perubahan berhasil.
Langkah 7 – Pastikan Role Sudah Berubah
-
1.
Lihat kembali kolom
Role
pada halaman detail user. Role harus menampilkan role
yang baru.
-
2.
Beritahu user bahwa rolenya sudah berubah. User perlu keluar (logout) lalu masuk
kembali agar menu Admin Console muncul atau hilang sesuai role barunya.
-
3.
Jika user baru menjadi Administrator, jelaskan tanggung jawabnya dan batasan yang
berlaku (lihat Tips Keamanan).
4.
Memberi
Akses
Administrator
Khusus
(Custom
Administrator)
Jika user hanya perlu mengurus bagian tertentu (misalnya hanya mengelola user atau hanya
mengelola grup), Anda dapat memberikan role administrator khusus agar hak aksesnya lebih
terbatas daripada Administrator penuh.
-
1.
Di menu kiri Admin Console, klik
Security & Compliance
.
-
2.
Pilih
Roles and Privileges
.
-
3.
Pilih role administrator khusus yang diinginkan dari daftar (contoh: User Management
Admin atau Group Management Admin).
-
4.
Klik tombol
+ Assign
, lalu pilih user yang akan diberi role tersebut.
-
5.
Simpan dan pastikan user tampil pada daftar role tersebut.
|
Role khusus (contoh)
|
Fungsi
|
|
User Management Admin
|
Menambah
user,
menghapus
user,
mengatur
pengaturan
user, dan mengganti password.
|
|
Group Management Admin
|
Mengelola grup dan keanggotaannya.
|
|
Catatan
Role
administrator
khusus
hanya
tersedia
pada
paket
Zoho
Mail
berbayar.
Tampilan
layar
untuk bagian ini tidak disertakan pada screenshot panduan ini; sesuaikan dengan tampilan di
akun Anda.
|
Panduan Administrator – Role User | Halaman 7
5. Mengganti Super Administrator
Super
Administrator
hanya
boleh
satu
orang
dalam
satu
organisasi.
Anda
dapat
memindahkannya ke Administrator lain, misalnya ketika pemegang role sebelumnya berhenti
bekerja.
|
Peringatan
Ini
adalah
tindakan
sensitif.
Pastikan
orang
yang
ditunjuk
dipercaya
penuh.
Setelah
dipindahkan, Super Administrator lama otomatis menjadi Administrator.
|
-
1.
Login sebagai Super Administrator saat ini.
-
2.
Pastikan
calon
penggantinya
sudah
memiliki
role
Administrator
.
Administrator
khusus (custom) tidak dapat dipilih.
-
3.
Buka
Security & Compliance
>
Roles and Privileges
.
-
4.
Pilih
Super Administrator
lalu klik
Change Super Administrator
.
-
5.
Pada jendela yang muncul, klik
Change
di samping nama Administrator yang akan
dijadikan Super Administrator.
-
6.
Lakukan verifikasi (password atau metode MFA yang aktif), lalu klik
Assign
.
6. Tips Keamanan
-
•
Berikan hak seperlunya.
Beri role Administrator hanya kepada orang yang benar-
benar membutuhkannya. Untuk tugas terbatas, pilih administrator khusus.
-
•
Batasi
jumlah
administrator.
Semakin
banyak
admin,
semakin
besar
risiko
kesalahan atau penyalahgunaan.
-
•
Tinjau
secara
berkala.
Periksa
daftar
administrator
setiap
beberapa
bulan
dan
turunkan role orang yang tidak lagi membutuhkannya.
-
•
Cabut akses saat berhenti bekerja.
Ubah role menjadi User atau hapus akun segera
setelah karyawan keluar.
-
•
Aktifkan verifikasi dua langkah (TFA).
Wajibkan untuk semua akun administrator.
-
•
Catat setiap perubahan.
Simpan catatan siapa yang diberi role apa, kapan, dan atas
persetujuan siapa.
7. Pemecahan Masalah (Troubleshooting)
|
Masalah
|
Penyebab umum
|
Solusi
|
|
Ikon Edit pada kolom Role
tidak ada atau tidak bisa
diklik
|
Akun Anda bukan Super
Administrator
|
Login memakai akun Super
Administrator.
|
|
Role Super Administrator
tidak bisa dipilih
|
Role ini hanya dapat
dipindahkan lewat Roles
and Privileges
|
Ikuti langkah pada bagian 5.
|
Panduan Administrator – Role User | Halaman 8
|
Masalah
|
Penyebab umum
|
Solusi
|
|
Tidak bisa menjadikan
user sebagai Super
Administrator
|
User belum berstatus
Administrator, atau
berstatus administrator
khusus
|
Ubah dahulu menjadi Administrator,
lalu ulangi.
|
|
Muncul pesan “operation
not permitted”
|
Perubahan dilakukan oleh
akun tanpa hak yang
cukup
|
Gunakan akun Super Administrator.
|
|
User belum melihat menu
Admin Console
|
Sesi login lama masih
aktif
|
Minta user logout lalu login kembali.
|
|
Role administrator khusus
tidak tersedia
|
Paket langganan belum
mendukung
|
Cek paket di menu Subscription
atau gunakan role Administrator.
|
8. Ringkasan Cepat
|
Checklist Administrator
☐
Login sebagai Super Administrator
☐
Menu Users → klik nama user
☐
Personal Information → kolom Role → klik ikon Edit (pensil)
☐
Pilih role baru (Administrator atau User)
☐
Klik Update
☐
Pastikan kolom Role sudah berubah
☐
Minta user logout lalu login kembali
☐
Catat perubahan role dan persetujuannya
|
Panduan Administrator – Role User | Halaman 9